Os termos Controladoria e Legal Ops vem ganhando cada vez mais proporção no mundo jurídico, mas será que todos sabem de fato o que cada um deles quer dizer e o que abrangem?
A Controladoria Jurídica surgiu aproximadamente em 2002 como um modelo de gestão interna do negócio.
Surgiu da necessidade de retirar do advogado aquilo que não era técnico para que pudesse dedicar seu tempo e talento para questões jurídicas. Inicialmente, surgiu o papel do paralegal, profissional que se adequava perfeitamente para estas demandas não técnicas, que tinha recebimento diferenciado pelos escritórios. Logo depois, surgiu o conceito de Legal Ops e Controladoria. Aqui no Brasil, a Controladoria conquistou espaço rapidamente e é quase um item obrigatório na gestão dos escritórios, independentemente do tamanho.
Normalmente a Controladoria tem uma equipe entre advogados e bacharéis, liderados por um controller.
É considerada o coração do escritório, pois é responsável pela gestão de todos os fluxos do processo, desde a chegada de uma nova ação, até seu encerramento, abarcando diversas atividades, tais como controle da inserção de dados no sistema jurídico interno, gestão de parceiros correspondentes, agendamento e cobrança do cumprimento de prazos, realização e protocolos, controle de publicações/intimações eletrônicas, diligências etc.
Com todos os controles de dados e tratamento inteligente da informação, é possível estruturar dashboards e BI com informações para embasar a tomada de decisões estratégicas pela empresa, que podem ir desde a medição da produtividade da equipe interna ou de parceiros, como também à apresentação de relatórios a clientes que os auxiliem a enxergar seus pontos fracos e a prevenir maiores problemas.
A Controladoria abarca, portanto, todos os itens que permeiam o caminhar do processo, mas que não dependem da técnica. Assim, o trabalho repetitivo e manual é retirado das mãos das equipes jurídicas para que o tempo e o talento das pessoas possam ser direcionados para elaboração de teses, contato com o cliente, tomada de decisões estratégicas, entre outras demandas jurídicas.
Legal Operation ou Legal Ops, por outro lado, é um modelo de gestão que despontou nos anos 90 primeiramente fora do Brasil. Trata-se de uma gestão especializada e de suporte aos serviços jurídicos, com o olhar para os gastos e para otimização das atividades. No Brasil, o assunto está ganhando destaque desde 2019.
É chamada costumeiramente de parceiro do negócio, pois precisa entender a empresa de maneira sistêmica, olhando para todas as áreas. Por sua grande abrangência, se entende que a Controladoria está dentro do universo de Legal Ops. Além gerir todas a atividades atinentes à Controladoria já mencionadas tem como principal objetivo trazer eficiência para reduzir custos e otimizar os fluxos.
Legal Ops possui uma base-tripé: pessoas, processos e tecnologia, nessa ordem. É necessário ter uma pessoa ou equipe focada; entender e ter mapeado as operações do escritório ou departamento jurídico; para assim buscar qual a melhor solução para as fragilidades da operação.
Importante frisar que não é uma área de tecnologia. A tecnologia é uma ferramenta, assim como outras tantas, que impulsionam a inovação e trazem valor ao negócio.
A equipe de Legal Ops é caracterizada pela sua multidisciplinariedade. Costumeiramente nessa equipe conhecemos pessoas da área de direito e também TI, engenharia etc.
As soluções sejam escaláveis; os processos e fluxos precisam ser claros e documentados; assim como as informações sobre as ferramentas utilizadas e disponíveis.
Exemplo: Imagine um cliente de contencioso que demande, além da rotina habitual, que os dados das audiências sejam inseridos no seu próprio sistema com a ata de audiência após sua realização. Normalmente esse cliente conta com 1.000 audiências por semana. Imaginem o tempo investido para que as informações sejam inseridas no sistema do cliente. Para contribuir com essa demanda, imaginem o apoio de automações que realizem essa alimentação de forma automatizada, tanto para as informações como documentos. Isso é Legal Ops.
Na realidade, Legal Ops e Controladoria são modelos de gestão que possuem objetivos diferentes, sendo assim, é preciso avaliar o negócio, identificando quais as necessidades e particularidades de cada um e decidir qual modelo implementar e o caminho a seguir.
